SECRETAIRE EN ESAT F/H

L’ESAT de Gennevilliers de la Fondation ANAIS c’est 17 professionnels qui accompagnent 80 travailleurs en situation de handicap sur le plan professionnel et médico-social dans le but de renforcer leur savoir-faire et leur autonomie.

Nous recherchons notre secrétaire en CDI, titulaire d'un BTS Comptabilité et d'une expérience de 3 ans minimum dans un poste similaire.

Rattaché(e) au directeur de l’établissement vos principales missions sont les suivantes :

- Accueil physique et téléphonique

- Suivi administratif et comptable :

• Suivre les achats : contrôler les factures fournisseurs, les enregistrer, vérifier le journal des achats,
• Contribuer au suivi des stocks,
• Commandes des fournitures,
• Préparer et établir la facturation mensuelle,
• Assurer les mouvements d'entrées et sorties de la caisse établissement,
• Effectuer les contrôles de fonds de caisse,
• Assurer le suivi administratif de divers dossiers

- Suivi administratif du personnel :

• Procéder à la déclaration préalable à l'embauche,
• Tenir les registres du personnel et suivre les visites périodiques de médecine du travail,
• Tenir à jour le dossier administratif du salarié,
• Collecter et transmettre les données variables de paye avec les outils de la Fondation,
• Assurer les déclarations d'accident de travail,
• Enregistrer les données évènementielles dans le logiciel Octime (maladie, congés, accident du travail,...)

- Réaliser des tâches administratives relatives au suivi des personnes accompagnées :

• Tenir les états de présence des personnes accompagnées sur OCTIME
• En l'absence de l'assistante sociale suivre le dépôt et le renouvellement des dossiers d'admission, aide sociale, MDPH, CAF, ... en lien avec le directeur, les tuteurs et les familles
• Recueillir l'état des ressources des personnes accueillies pour la facturation et les reversements
• Mettre en forme des documents éducatifs pour veiller au respect de la charte graphique ANAIS

- De façon générale :

• Participer à la vie institutionnelle de l'établissement et contribuer au lien entre les différents services
• Venir en appui du directeur sur la collecte de données et la formalisation de certains documents (courriers, rapports d'activités, projet d'établissement, ANAP,...)
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et comptables
• Assurer la prise de note et la rédaction de compte rendu

COMPETENCES POUR LE POSTE :

• Accueillir une clientèle
• Assurer un accueil téléphonique
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
• Comptabilité générale
• Effectuer une relance client
• Enregistrer des opérations comptables
• Logiciels comptables & Outils bureautiques ALFA GESCO
• Renseigner un client
• Réaliser des opérations de recouvrement de créances
• Réaliser des opérations de suivi des paiements
• Réaliser les recherches documentaires en lien avec l'activité de la structure ou du service et les transmettre ou les archiver
• Réaliser un suivi de trésorerie
• Saisir des documents numériques
• Établir des déclarations fiscales et sociales
• Établir un état de rapprochement bancaire
• Rédiger un courrier

Qualité(s) professionnelle(s):

Souriant(e), Dynamisme, Réactivité, Sens de l'organisation avéré, Sens de la communication, Discrétion, Bienveillance, Présentation adaptée, excellente expression orale et écrite

Formation aux procédures et aux outils de la Fondation ANAIS assuré aux services centraux d'Alençon (déplacement ponctuel à prévoir)

Type d'emploi : CDI

Salaire : 1 614,38€ à 3 788,72€ par mois

AUTRES INFORMATIONS :

Salaire selon expérience et formation (Convention collective 66)

Motivé (e) pour rejoindre une équipe dynamique pleine de projets au service des personnes en situation de handicap ?

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à Vincent LANOS  gennevilliers.esat.direction@fondation-anais.org